Πέτυχε περισσότερα σε λιγότερο χρόνο.
Η παραγωγικότητα είναι ο συνδυασμός έξυπνου σχεδιασμού και εστιασμένης προσπάθειας. Παραμένοντας σε παραγωγική κατάσταση στην δουλειά σας είναι μια από τις μεγαλύτερες προκλήσεις που αντιμετωπίζει ο κάθε επαγγελματίας. Κάθε φορά που τελειώνει η μέρα σας, οι πιθανότητες είναι ότι δεν είστε καθόλου ικανοποιημένοι με όσα έχετε πετύχει. Η παραγωγικότητα είναι κάτι που μπορεί να βελτιώνεται συνεχώς και σας έχω ετοιμάσει κάποιους δοκιμασμένους τρόπους για να γίνεται πιο παραγωγικοί μόλις τους εντάξετε στη ζωή σας.
1. Ζητήστε βοήθεια/αναθέστε αρμοδιότητες σε τρίτους
Όλοι χρειάζονται βοήθεια και δεν πρέπει ποτέ να αναλαμβάνετε πολλά καθήκοντα μόνοι σας. Δύο από τα μεγαλύτερα εμπόδια για την αναζήτηση βοήθειας είναι η έλλειψη εμπιστοσύνης και η εσωστρέφεια σας. Για να πάρετε βοήθεια από άλλους, θα πρέπει να εμπιστευθείτε τους συναδέλφους σας στο γεγονός ότι μπορούν να βοηθήσουν στο να ολοκληρώσετε το έργο σας. Αν αναφέρετε στους συναδέλφους σας, ποια είναι η προθεσμία ολοκλήρωσης του έργου, τότε έχετε πιο πολλές πιθανότητες να λάβουν σοβαρά υπόψη την παροχή βοήθειας σε σας. Σιγουρευτείτε να διαθέσετε στον συνάδελφο σας όλους τους πόρους που χρειάζεται, όπως σχετικά έγγραφα, προκειμένου να επιτευχθεί το καλύτερο αποτέλεσμα.
2. Δημιουργήστε λίστες με όσα πρέπει να διεκπεραιωθούν
Στη ζωή σας, υπάρχουν καθήκοντα που είναι απλά και άλλα που είναι πολύπλοκα. Η δική μου προτίμηση είναι να διαλέγω τα εύκολα πρώτα και στη συνέχεια να διαχειρίζομαι τα πιο δύσκολα.
Εάν ορισμένα από τα καθήκοντα είναι πολύ μεγάλα, τότε μπορείτε να τα σπάσετε σε μικρότερα για να είναι πολύ πιο διαχειρίσιμα. Για παράδειγμα, αν πρέπει να ετοιμάσετε μια ομιλία για μια παρουσίαση, θα πρέπει να βάλετε στόχο να συμπληρώνετε 2-3 σελίδες την ημέρα αντί να προσπαθείτε να ετοιμάσετε ολόκληρη την ομιλία σας μια μέρα πριν την προβλεπόμενη μέρα της παρουσίασης.
Δουλεύοντας με ένα χρονόμετρο για τα καθήκοντα αυτά θα διαπιστώσετε ότι είναι κάτι που αξίζει να εξετάσετε και να χρησιμοποιήσετε, έτσι ώστε να μην χάσετε την συγκέντρωση σας σε άλλα καθήκοντα που έχετε να κάνετε σύμφωνα με την λίστα που είχατε ετοιμάσει. Μερικές φορές επικεντρώνομαι πολύ πάνω σε ένα έργο, ενώ κάποιο άλλο το παραμελώ. Πριν το καταλάβω, φθάνει η προθεσμία και δεν είμαι έτοιμος για αυτό.
Μια από τις πιο ικανοποιητικές πτυχές της δημιουργίας μιας λίστας καθηκόντων είναι να διαγράφετε τα καθήκοντα που διεκπεραιώνετε. Σας δίνει μια αίσθηση ολοκλήρωσης και σας δίνει μια απεικόνιση της προόδου σας. Όταν φθάσει η ετήσια αξιολόγηση σας στο τέλος του χρόνου, τα καθήκοντα που έχετε διεκπεραιώσει κατά την διάρκεια του έτους μπορεί να αποτελέσουν θέμα συζήτησης για αυτά που έχετε πετύχει.
3. Κάντε συχνά διαλείμματα
Εάν ξοδεύετε περισσότερο από 8-10 ώρες καθήμενοι σε ένα γραφείο και χωρίς να κινήστε ιδιαίτερα, τότε θα παρατηρήσετε ότι έχετε λιγότερη ενέργεια. Η παραγωγικότητα δεν μετριέται από την χρονική διάρκεια που κάθεστε σε ένα γραφείο. Μετριέται από τα πόσα μπορείτε να κάνετε χωρίς να θυσιάζετε την υγεία σας.
Ένας από τους βασικούς λόγους για την αύξηση της παχυσαρκίας τα τελευταία 20 χρόνια, αποτελούν τα μειωμένα επίπεδα της καθημερινής φυσικής δραστηριότητας. Κάντε ένα διάλειμμα το μεσημεράκι αμέσως μετά το ελαφρύ φαγητό σας και πηγαίνετε ένα σύντομο περίπατο με τα πόδια.
4. Αποφύγετε αυτά που αποσπούν την προσοχή σας ενώ εργάζεστε
Ξέρω αρκετούς που διαθέτουν λογαριασμούς στο Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube, Instagram, HootSuite, Tumblr, Foursquare, Shutterfly, Pinterest, Google Chat, Reddit και StumbleUpon. Όταν δεν χρησιμοποιούν αυτά τα εργαλεία κοινωνικής δικτύωσης, μπορεί να ελέγχουν τα email τους στα έξυπνα κινητά ή τάμπλετ τους κάθε 5 λεπτά. Αποσυνδέστε τα επιτέλους και επικεντρωθείτε στη δουλειά!
Αν διαπιστώσετε ότι έχετε πραγματικά μείνει πίσω στην δουλειά σας, τότε θα πρέπει να σκεφτείτε την απεγκατάσταση του Facebook και του Twitter app από το κινητό σας.
5. Βεβαιωθείτε ότι ο χώρος εργασίας σας είναι οργανωμένος.
Μια θέση για τα πάντα και τα πάντα στη θέση τους. Αυτό θα εξοικονομήσει χρόνο, εξασφαλίζοντας ότι μπορείτε να βρείτε αυτό που χρειάζεστε εύκολα και γρήγορα και βοηθά στο να κρατήσει το χώρο εργασίας σας τακτοποιημένο. Διατηρείστε τα στοιχεία που χρησιμοποιείτε τακτικά, σε κοντινή απόσταση – είτε αυτά είναι τα τρέχοντα αρχεία εργασίας είτε είναι το στυλό και τα μολύβια σας. Βρείτε ή δημιουργείστε χρόνο για να αρχειοθετήσετε στοιχεία/έγγραφα σε καθημερινή ή εβδομαδιαία βάση.
6. Κρατήστε την επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή σας οργανωμένη.
Συγυρίστε την επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή σας και ξεφορτωθείτε περιττούς συνδέσμους και αρχεία. Ομαδοποιήστε αρχεία που σχετίζονται μεταξύ τους, σε φακέλους με ένα λογικό τρόπο και ένα σχετικό όνομα. Δημιουργήστε γρήγορους συνδέσμους για όλες τις εφαρμογές και τις ιστοσελίδες που χρησιμοποιείτε τακτικά.
7. Κρατήστε τα επαγγελματικά και προσωπικά σας emails ξεχωριστά.
Με αυτό τον τρόπο δεν θα παρασυρθείτε σε οργάνωση προσωπικών δραστηριοτήτων κατά την διάρκεια του παραγωγικού σας χρόνου εργασίας. Ο έλεγχος μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να περιορίζεται σε καθορισμένες χρονικές στιγμές της ημέρας ή της εβδομάδας. Πρόσβαση σε ιστότοπους κοινωνικής δικτύωσης όπως το Facebook θα πρέπει να αποφεύγεται ή να περιορίζεται σε καθορισμένο χρονικό διάστημα.
8. Χειριστείτε μηνύματα στο inbox σας μόνο μία φορά.
Όταν έχουμε να κάνουμε με την αλληλογραφία και άλλα στοιχεία στο inbox σας, αποφασίστε σχετικά με το τι πρέπει να γίνει με το κάθε μήνυμα και ταξινομήστε τα σε κατηγορίες δράσης - όπως λογαριασμοί πληρωτέοι, στοιχεία για αρχειοθέτηση ή απαντήσεις που πρέπει να δοθούν.
9. Αξιοποιήσετε τον μη-παραγωγικό σας χρόνο
Ετοιμάστε έναν κατάλογο από μη επείγουσες εργασίες που μπορείτε να χειρίζεστε όταν είστε σε μια κατάσταση μη-παραγωγική ή μόλις έχετε τελειώσει μια δύσκολη εργασία και νιώθετε ότι θέλετε να ασχοληθείτε με κάτι που δεν χρειάζεται ιδιαίτερη σκέψη ή προσπάθεια. Όπως: συγυρίστε τα συρτάρια του γραφείου σας. Αρχειοθετήστε φυλλάδια ή έγγραφα που έχετε μαζέψει τις τελευταίες βδομάδες.
Ενημερώστε τη λίστα επαφών σας. Μάθετε κάτι νέο για μερικά από τα λογισμικά που χρησιμοποιείτε - είτε με τη χρήση των μενού βοήθειας ή βλέποντας ένα σχετικό βίντεο στο διαδίκτυο.
10. Βάλτε κατά σειρά προτεραιότητας όλες τις δουλειές που έχετε να κάνετε
Όταν οργανώνετε την μέρα σας, το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να ετοιμάσετε μια λίστα. Είναι πιο εύκολο όταν μπορείτε να δείτε όλα όσα έχετε να κάνετε μαζεμένα σε ένα μέρος. Εξετάστε τους χρονικούς περιορισμούς και τις προθεσμίες - τι πρέπει να γίνει σήμερα, τι μπορεί να περιμένει μέχρι αύριο. Σκεφτείτε τους άλλους συναδέλφους - τι πρέπει να συμπληρωθεί προκειμένου κάποιος άλλος να μπορεί να συνεχίσει το ρόλο του.
11. Κρατήστε την δουλειά στη δουλειά.
Μην φέρνετε δουλειά στο σπίτι. Αυτό θα βοηθήσει να επικεντρωθείτε στη δουλειά σας, ενόσω βρίσκεστε στο χώρο εργασίας και μπορεί να βελτιώσει σημαντικά την ποιότητα της προσωπικής σας ζωής. Εάν εργάζεστε από το σπίτι, προσπαθήστε να κρατήσετε τη δουλειά σας στο δωμάτιο που χρησιμοποιείτε σαν γραφείο έτσι ώστε να μπορείτε να απομακρυνθείτε από αυτό ανά πάσα στιγμή για να χαλαρώσετε.
Μπορεί να πάρει κάποιο χρόνο για να προσαρμοστούν ορισμένες από αυτές τις ιδέες στο χώρο εργασίας σας και στη δική σας ζωή, αλλά η προσπάθεια θα σας ωφελήσει μακροπρόθεσμα.