Αν θέλετε το αύριο να ξημερώσει διαφορετικά, διαβάστε τους πιο κάτω εύκολους τρόπους για να απλοποιήσετε την επιχείρησή σας, έτσι ώστε να...
Είναι μια συνηθισμένη μέρα στο γραφείο. Όπως και κάθε άλλη μέρα, άρχισε στις 7:00 π.μ. Όταν κάθισα στο γραφείο με τον καφέ μου, ήλπιζα να στρωθώ άμεσα στη δουλειά . Αλλά μόλις άρχισα να σκέφτομαι τι θα κάνω μετά…..όλα άρχισαν!
Επείγον τηλεφωνήματα, στοίβες εγγράφων που ήθελαν άμεσο χειρισμό, επιταγές και έγγραφα που χρειάζονταν υπογραφή. Και ξαφνικά κοιτάζω το ρολόι και ήδη είναι 19:00, και το μόνο που έχω κάνει είναι να καταφέρω να σβήσω τις πυρκαγιές που άναψαν αυτό το πρωί.
Αν θέλετε το αύριο να ξημερώσει διαφορετικά, διαβάστε τους πιο κάτω εύκολους τρόπους για να απλοποιήσετε την επιχείρησή σας, έτσι ώστε να σας μένει περισσότερος χρόνος για αυτά που πραγματικά έχουν σημασία. Εφαρμόστε αυτές τις ιδέες και προτού το καταλάβετε, θα καταφέρετε να ολοκληρώσετε το σχέδιο δράσης που έχετε ετοιμάσει για την δουλειά σας.
Εξορθολογισμός με την τεχνολογία μπορεί να κάνει τη ζωή αλλά και την επιχείρησή σας πιο απλή και εύκολη.
1. Χρησιμοποιήστε ένα κεντρικό server που μπορεί να λειτουργήσει ως μια ψηφιακή αρχειοθήκη για όλα τα έγγραφα και στοιχεία σας. Ένα άλλο πλεονέκτημα είναι ότι με τη διατήρηση σημαντικών εγγράφων σε ένα κεντρικό server, είναι πιο εύκολο να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας όλων των σημαντικών εγγράφων σας καθημερινά.
2. Χρησιμοποιήστε το διαδίκτυο. Εάν έχετε λογιστικό πακέτο για να διαχειρίζεστε τους λογαριασμούς σας, πάρτε το επιπλέον βήμα της αυτοματοποίησης της διαδικασίας. Ελέγξτε αν το λογιστικό λογισμικό σας μπορεί να δημιουργήσει αυτόματα τιμολόγια, καθώς και να αποστείλει υπενθυμίσεις μέσω email για τις καθυστερημένες πληρωμές.
3. Η ιστοσελίδα είναι το κύριο σημείο αναφοράς που έχουν οι πελάτες σας. Μην ασχοληθείτε τόσο πολύ για φανταχτερά γραφικά αλλά φροντίστε οι επισκέπτες να μπορούν να πάρουν τις πληροφορίες που χρειάζονται. Ένα online FAQ μπορεί να περικόψει το χρόνο που ξοδεύουν οι πελάτες τηλεφωνώντας σας και ρωτώντας να μάθουν περισσότερα για τις υπηρεσίες ή τα προϊόντα σας .
4. Σωστή διαχείριση των τραπεζικών χρεώσεων. Πολλοί επιχειρηματίες δεν καταλαβαίνουν πόσα πληρώνουν ανά μήνα σε τέλη υπηρεσιών προς τις τράπεζες τους. Ζητήστε μια αναλυτική κατάσταση από την τράπεζα και αποφασίστε κατά πόσο χρειάζεστε όλες τις υπηρεσίες για τις οποίες ήδη πληρώνετε κάποια τραπεζικά έξοδα.
5. Μπορείτε να πληρώσετε μικρότερους λογαριασμούς εκ των προτέρων. Αν έχετε ένα μηνιαίο λογαριασμό για 15 ευρώ, επιλέξτε να πληρώσετε 90 ευρώ για έξι μήνες, και εξοικονομήστε χρόνο ή και πιθανά τέλη καθυστέρησης. Σε ορισμένες περιπτώσεις μπορείτε να επωφεληθείτε και από κάποια έκπτωση.
6. Μπορεί να πληρώσετε λίγο περισσότερο, αλλά ανανεώνοντας όλα τα ασφαλιστήρια συμβόλαια σας την ίδια ημερομηνία με την ίδια ασφαλιστική εταιρεία, επιτρέπει να καθίσετε μια φορά το χρόνο για να επανεξετάσετε την ασφάλιση για το σύνολο των δραστηριοτήτων της εταιρείας σας, αντί να χρειάζεται να μπείτε σε αυτή την διαδικασία 3-4 φορές τον χρόνο αναλόγως με το πότε λήγει το κάθε συμβόλαιο.
7. Εργοδότηση προσωπικού. Δημιουργήστε μια ηλεκτρονική αίτηση μέσω της ιστοσελίδας σας, μειώστε τον χρόνο που χρειάζεται για να επιλέξετε τον κατάλληλο υποψήφιο. Αυτή η μέθοδος θα καταφέρει να σας γλυτώσει χρόνο στην επιλογή και εργοδότηση ατόμων κατάλληλων για την επιχείρηση σας και πιθανό να σας γλυτώσει και χρήματα που θα δίνατε σε γραφεία εξευρέσεως εργασίας.
8. Χρησιμοποιήστε τις υπηρεσίες ενός οικονομικού διευθυντή CFO. Ένας απλός λογιστής δεν θα είναι σε θέση να συμβαδίσει με την ανάπτυξη της επιχείρησης σας. Με την χρήση των γνώσεων ενός Οικονομικού Διευθυντή, έστω και για λίγες ώρες ή μέρες τον μήνα, θα καταφέρετε να επιτύχετε σημαντικά οφέλη μέχρι και να καταφέρετε να κάνετε την επιχείρηση σας κερδοφόρα.
9. Αναπτύξτε συνεργασίες με τους προμηθευτές σας. Οι ισχυρές συνεργασίες με τους προμηθευτές και αυτούς που σας παρέχουν υπηρεσίες είναι ζωτικής σημασίας Με αυτό τον τρόπο θα καταφέρετε να πάρετε καλύτερες τιμές και έτσι να μπορέσετε να μειώσετε τα κόστη σας και άρα να αυξήσετε την κερδοφορία της επιχείρησης σας.
10. Αναθέστε σε εξωτερικούς συνεργάτες την λειτουργία του τμήματος ανάπτυξης ανθρώπινου δυναμικού. Οι επιχειρηματίες περνούν έως και το ένα τρίτο από το χρόνο τους ετοιμάζοντας την μισθοδοσία και προσπαθώντας να ελέγξουν και να αξιολογήσουν το προσωπικό. Όταν αναθέσετε τα καθήκοντα αυτά σε άτομα με εξειδικευμένες γνώσεις που βρίσκονται εκτός εταιρείας, καταφέρνετε να μειώσετε δραστικά τα έξοδα αλλά και τον χρόνο που θα χρειαζόσασταν για να διαχειριστείτε όλα τα σχετικά καθήκοντα.
11. Μειώστε τις άσκοπες συναντήσεις. Χρειάζεστε πραγματικά μια συνάντηση με το προσωπικό κάθε εβδομάδα, όταν μια ενημέρωση μέσω email θα μπορούσε να πετύχει τα ίδια αποτελέσματα ή και καλύτερα. Λιγότερες συναντήσεις προσωπικού σημαίνει λιγότερα λόγια και περισσότερη δράση. Οι εργαζόμενοι θα σας ευχαριστούν για τον χρόνο που έχουν κερδίσει:
12. Κάνετε σωστή έρευνα μάρκετινγκ. Τι σκέφτονται οι πελάτες για την εταιρεία σας. Η ετοιμασία απλών ερωτηματολογίων μπορεί να σας γλυτώσει το κόστος μιας έρευνας αγοράς.
13. Συμπράξεις - Συνεταιρισμοί. Στρατηγικές συνεργασίες με τοπικές επιχειρήσεις θα σας βοηθήσει να ξεχωρίσετε. Επιλέγοντας το σωστό συνεργάτη, ωστόσο, μπορεί να είναι πολύ χρονοβόρα διαδικασία. Απλοποιήστε την διαδικασία εξετάζοντας πρώτα τους δικούς σας πελάτες και τους προμηθευτές σας. Ήδη γνωρίζετε τα πλεονεκτήματα τους όσον αφορά τις υπηρεσίες, τα προϊόντα και το μάρκετινγκ που κάνουν και αυτό θα σας βοηθήσει στο να κινηθείτε πιο γρήγορα για την ανάπτυξη αποτελεσματικών συνεργασιών και την επιτυχία συνεργιών στο θέμα μάρκετινγκ.
14. Πηγαίνετε απευθείας στον καταναλωτή. Μήπως ξοδεύετε όλο το χρόνο σας χτυπώντας την πόρτα των μεγάλων εμπόρων λιανικής πώλησης; Γιατί να μην προωθήσετε τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες σας απευθείας στον καταναλωτή; Ποτέ δεν ήταν φθηνότερο ή πιο εύκολο να ετοιμάσετε τις δικές σας διαφημίσεις και να τις δημοσιεύσετε στην ιστοσελίδα σας.
15. Πάρτε το μήνυμα ενόσω είναι καιρός. Είναι πολύ εύκολο στον κόσμο της απευθείας προώθησης των υπηρεσιών και προϊόντων να δημιουργηθεί σύγχυση. Για απλοποίηση, χωρίστε την επιχείρησή σας σε τέσσερα κύρια κανάλια (ιστοσελίδα, κατάλογος εμπορευμάτων ή υπηρεσιών, διαφημιστικό φυλλάδιο και εξυπηρέτηση πελατών) και να έχετε έναν κύριο εμπορικό μήνυμα ή προσφορά κάθε εβδομάδα (ένα νέο προϊόν, μια νέα εταιρική σχέση και ούτω καθεξής. Θα παρατηρήσετε λιγότερα παράπονα από πελάτες σας αλλά επίσης θα δώσετε και μια ξεκάθαρη εικόνα στο προσωπικό σας σχετικά με το μήνυμα που πρέπει να δίνει η εταιρεία ανά εβδομάδα.
16. Εδραιώστε συγκεκριμένη μέρα και ώρα για τους διαφημιστές. Οι περισσότεροι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων αφήνουν τους διαφημιστές να τους ενοχλούν ανά πάσα στιγμή με αποτέλεσμα το χάσιμο χρόνου. Αντ’ αυτού, ανακοινώστε κάποιο καθορισμένο χρόνο - Δευτέρα το απόγευμα, για παράδειγμα – όπου οι διαφημιστές θα ξέρουν ότι μπορούν να επικοινωνήσουν μαζί σας.
17. Αποφασίστε τι εργασίες θα αναθέσετε σε τρίτους. Δεν χρειάζεται να είστε αναμεμιγμένοι σε όλα, αφήστε και κάποιους άλλους να αναλάβουν ευθύνες για διεκπεραίωση της δουλειάς. Αναθέτοντας μερικές εργασίες σε τρίτους, σας δίνει το χρόνο να επικεντρωθείτε σε άλλα πιο σημαντικά πράγματα - ακόμα και αν αυτό είναι το χόμπι σας.
18. Δημιουργία προσωπικού χρόνου. Αφιερώστε 10 λεπτά μετά το γεύμα για να κάνετε ή να επιστρέψετε προσωπικές κλήσεις. Ορίστε ένα χρονικό διάστημα για το πότε θα φύγετε από το γραφείο καθημερινά, ανεξάρτητα από το πόσο πολυάσχολοι είστε και κάντε κάτι το διασκεδαστικό για σας πριν επιστρέψετε σπίτι από το γραφείο. Η οικογένειά σας θα σας είναι ευγνώμον.
19. Μειώστε την λίστα με τα πράγματα που έχετε να κάνετε καθημερινά. Ένας μακρύς-κατάλογος με όσα έχουμε να κάνουμε αφήνει λιγότερο χρόνο για να επικεντρωθούμε σε ιδέες που μπορούν να μας αποφέρουν εισοδήματα. Καλύτερα, επικεντρωθείτε στις τρεις πρώτες επείγουσες εργασίες για την κάθε μέρα. Τα υπόλοιπα μπορούν να περιμένουν.
20. Αγαπήστε αυτό που κάνετε. Παρά να είστε σκλάβοι τις τεχνολογίας, δοκιμάστε να δουλέψετε χωρίς αυτή - αυτό σημαίνει ότι δεν θα δεχθείτε τηλεφωνικές κλήσεις ή να σερφάρετε στο διαδίκτυο -για μία ώρα κάθε πρωί. Αυτό θα σας δώσει μια αίσθηση ολοκλήρωσης που θα διαρκέσει όλη μέρα.