15 κορυφαίες συμβουλές για επαγγελματίες και όχι μόνο.
Πολλοί άνθρωποι προσπαθούμε να είμαστε παραγωγικοί. Ξέρετε, το είδος του ανθρώπου που πετάγεται από δουλειά σε δουλειά, τρέχει να ελέγξει τα e-mails του, να κάνει όλα τα τηλεφωνήματα του, τρέχει σε μια συνάντηση, αναθέτει καθήκοντα σε άλλους, κλπ. Οι άνθρωποι που το κάνουν αυτό συχνά είναι με την ιδέα ότι “το να είσαι απασχολημένος” σημαίνει ότι εργάζεσαι σκληρά και άρα είσαι επιτυχημένος. Αυτοί είναι οι άνθρωποι που συγχύζουν την λέξη «κίνηση» με την λέξη «κατόρθωμα». Ενώ αυτή η σχέση μπορεί να ισχύει σε κάποιο βαθμό, αυτό συχνά οδηγεί σε τυφλή “παραγωγικότητα” - μια σταθερή ανάγκη να κάνουμε κάτι και μια τάση να χάνουμε χρόνο σε πράγματα που δεν οδηγούν απευθείας στο αποτέλεσμα μας.
Προσπαθώ να είμαι καλός σε αυτά που κάνω και πάντα αναρωτιέμαι αν κάτι μπορεί να γίνει πιο αποτελεσματικά ή να εξαλειφθεί τελείως. Η διαχείριση χρόνου δεν αφορά την διαδικασία συμπίεσης όσο περισσότερων δουλειών γίνεται καθημερινά. Αφορά την απλοποίηση του τρόπου εργασίας, έτσι ώστε να μπορεί κάποιος να κάνει τα ίδια πράγματα πιο γρήγορα και να νιώσει ανακούφιση από το στρες.
Αφορά την διαδικασία δημιουργίας χώρου στη ζωή σας για να αφήσετε χρόνο για τους δικούς σας ανθρώπους και για ξεκούραση. Σας διαβεβαιώ ότι υπάρχουν αρκετές ώρες σε μια ημέρα για όλα όσα θα θέλατε να κάνετε, αλλά μπορεί να χρειαστεί λίγη φαντασία και καλύτερη οργάνωση για να τους βρείτε.
Θα μοιραστώ μαζί σας μερικές συμβουλές που θα σας φανούν χρήσιμες, αλλά ο καθένας είναι διαφορετικός και έτσι νιώστε ελεύθεροι να εφαρμόσετε ή να απορρίψετε οποιοδήποτε από τα μικρά μυστικά ή ακόμη και να τα προσαρμόσετε με τρόπο που να ταιριάζει στο στυλ και το χαρακτήρα σας. Από την άλλη πλευρά, μπορείτε να τα δοκιμάσετε όλα για να δείτε ότι σας εξυπηρετούν και όταν παρατηρήσετε ότι τα επίπεδα άγχους μειώνονται ενώ αυξάνετε η παραγωγικότητά σας, τότε μπορείτε να τα υιοθετήσετε.
1. Διεκπεραιώστε τις πιο σημαντικές δουλειές πριν ασχοληθείτε με οτιδήποτε άλλο.
Αυτός είναι ο χρυσός κανόνας της αποτελεσματικής διαχείρισης χρόνου. Κάθε μέρα, αναγνωρίστε δύο ή τρία καθήκοντα που είναι τα πιο κρίσιμα, και ξεκινήστε με αυτά την μέρα σας. Μόλις τα ολοκληρώσετε, η ημέρα έχει ήδη στεφθεί με επιτυχία. Μπορείτε να προχωρήσετε σε άλλα πράγματα, ή μπορείτε να τα αφήσετε να περιμένουν μέχρι την επόμενη μέρα. Έχετε ολοκληρώσει τουλάχιστο τα απαραίτητα.
2. Μάθετε να λέτε «όχι».
Κάθε άτομο έχει «τις δικές του προτεραιότητες» και έτσι κάποιοι θα προσπαθήσουν να διαχειριστούν όλες τις αρμοδιότητές τους, με τη χρήση του δικού σας χρόνου. Κάποιοι μπορεί να το παρακάνουν και έτσι θα πρέπει να μάθετε να λέτε όχι σε αυτούς τους ανθρώπους. Ο στόχος σας πρέπει να είναι να αναλάβετε μόνο τα καθήκοντα εκείνα που ξέρετε ότι έχετε τον χρόνο να αφιερώσετε και που σας αφορούν σε σημαντικό βαθμό.
3. Ξεκουραστείτε τουλάχιστον 7-8 ώρες το βράδυ.
Μερικοί άνθρωποι σκέφτονται ότι το να θυσιάζουν τον ύπνο τους, είναι ένας καλός τρόπος για να αυξηθεί η παραγωγικότητα τους. Αυτή δεν είναι και η καλύτερη λύση. Οι περισσότεροι άνθρωποι χρειάζονται 7-8 ώρες ύπνου για να λειτουργήσει σωστά το σώμα και το μυαλό τους. Ακούστε το σώμα σας, και μην υποτιμάτε την αξία του ύπνου.
4. Αφοσίωση στα καθήκοντα που έχετε αναλάβει κάθε φορά.
Κλείστε τις αχρείαστες εφαρμογές στον υπολογιστή και αποφύγετε όσο το δυνατό να απαντήσετε στις κλήσεις σας. Βρείτε ένα ήσυχο μέρος για να συγκεντρωθείτε, ή ακούστε μουσική αν αυτό σας βοηθά. Επικεντρωθείτε στην δουλειά που αναλάβατε. Τίποτα άλλο δεν πρέπει να σας απασχολεί.
5. Μην αφήνετε ασήμαντες λεπτομέρειες να σας καθυστερούν.
Κάποτε αφήνουμε ένα έργο που αναλάβαμε να καθυστερήσει πολύ στην ολοκλήρωση του επειδή το θέλουμε να είναι τέλειο. Προσωπικά το κάνω συχνά. Πάντα ήμουν τελειομανής. Αυτό που ανακάλυψα είναι ότι μπορώ να προχωρήσω πιο γρήγορα όταν δεν επιστρέφω για να αναθεωρήσω ότι έχω κάνει μέχρι εκείνη την στιγμή. Είμαι σε καλύτερη κατάσταση και επιτυγχάνω περισσότερη πρόοδο όταν ασχολούμαι με το επόμενο βήμα στο κάθε έργο παρά να προσπαθώ να επιστρέφω για να τελειοποιήσω τα προηγούμενα βήματα. Αποφασίζω για τον χρόνο που θα διαθέσω για το κάθε βήμα ή το κάθε έργο και μετά διεκπεραιώνω το έργο ή τα βήματα στον χρόνο που έχω στην διάθεση μου. Έτσι το κάνω όσο πιο τέλειο γίνεται στον χρόνο που έχω στην διάθεση μου.
6. Ελέγξτε τον χρόνο που περνάτε στα social media.
Ο χρόνος που δαπανάται στο Twitter ή το Facebook μπορεί να είναι ένα από τα μεγαλύτερα εμπόδια στην παραγωγικότητα σας. Προτείνω όλο και μεγαλύτερη επίγνωση του πόσου χρόνου ξοδεύετε σε αυτές τις δραστηριότητες. Απλά παρατηρώντας πόσο χρόνο ξοδεύετε σε αυτά, θα αρχίσετε να προσέχετε περισσότερο.
7. Αφήστε κενό χρόνο μεταξύ της κάθε εργασίας που έχετε να κάνετε.
Όταν τρέχετε από το ένα καθήκον στο άλλο, είναι δύσκολο να εκτιμήσετε αυτό που κάνετε και να παραμείνετε εστιασμένοι. Κάντε ένα διάλειμμα, να πάτε για ένα σύντομο περίπατο σε ένα γραφείο στον επόμενο όροφο μόνο για να χρησιμοποιήσετε τις σκάλες και να τεντώσετε τα πόδια σας, ή κάντε κάτι άλλο που θα σας χαλαρώσει για λίγο.
8. Μην ασχολείστε με το σύνολο των πραγμάτων στη λίστα σας - σκεφτείτε τα αποτελέσματα
Ένας από τους γρηγορότερους τρόπους να αυξήσετε το άγχος σας είναι να διαβάσετε όλα όσα έχετε να κάνετε για την κάθε μέρα. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να επικεντρωθείτε σε ένα έργο που έχετε να κάνετε. Ένα βήμα τη φορά.
Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να επιτύχετε περισσότερα κάνοντας λιγότερα είναι να επικεντρωθείτε στα αποτελέσματα που θέλετε να επιτύχετε. Εστιάζοντας στα αποτελέσματα θα σας κάνει να σκεφτείτε ποια είναι τα πιο σημαντικά καθήκοντα που πρέπει να ολοκληρωθούν για να επιτευχθεί το αποτέλεσμα. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε λιγότερα πράγματα και μικρότερη λίστα καθώς τα περισσότερα από αυτά μπορεί να είναι περιττά.
9. Διαχειριστείτε σωστά το σώμα σας.
Πολυάριθμες μελέτες έχουν συνδέσει έναν υγιεινό τρόπο ζωής με την παραγωγικότητα. Εκτός από τον ικανοποιητικό ύπνο, η άσκηση και η υγιεινή διατροφή αυξάνουν τα επίπεδα ενέργειας, καθαρίζουν το μυαλό, και σας επιτρέπουν να συγκεντρωθείτε ευκολότερα. Επισκεφθείτε τον διατροφολόγος σας και πάρτε μια σωστή διατροφή, σύμφωνα με τις ώρες εργασίας και τον τρόπο ζωής σας. Χρειάζεστε όλη την ενέργεια που μπορείτε να πάρετε από το σώμα και το μυαλό σας και για μέγιστα αποτελέσματα θα πρέπει να έχετε δύναμη που θα ενισχύσει την ενέργειά σας.
10. Αξιοποιήστε τα Σαββατοκύριακα
Έχω διαπιστώσει πόσο καταπληκτικό είναι όταν κάνοντας λίγα πράγματα που αφορούν την δουλειά τα Σαββατοκύριακα, μπορεί να μειώσετε κατά πολύ το φόρτο εργασίας κατά τη διάρκεια της εβδομάδας. Στόχος για 2-4 ώρες την κάθε ημέρα. Σίγουρα θα αφήσετε άφθονο ελεύθερο χρόνο για τις δραστηριότητες σας. Με αυτό τον τρόπο, η Δευτέρα γίνεται πιο ωραία μέρα με λιγότερο άγχος και λιγότερους πονοκεφάλους!
11. Βελτιώστε το σύστημα οργάνωσης σας.
Το να είστε οργανωμένοι, θα σας εξοικονομήσει πολλή χρόνο και θα μειώσετε κατά πολύ το άγχος. Το σύστημα οργάνωσης δεν πρέπει να είναι περίπλοκο να εφαρμοστεί. Δημιουργήστε ένα σύστημα αρχειοθέτησης των εγγράφων. Βεβαιωθείτε ότι όλα τα αντικείμενα/έγγραφα έχουν την θέση τους τόσο ηλεκτρονικά όσο και στην φυσική τους μορφή.
12. Χρησιμοποίησε τον χρόνο αναμονής.
Αίθουσες αναμονής, όταν περιμένετε στη γραμμή σε ένα κατάστημα, κατά την διάρκεια οδήγησης προς και από την εργασία σας, στο διάδρομο στο γυμναστήριο κλπ. είναι χρόνος που μπορεί να αξιοποιηθεί σωστά. Βρείτε πράγματα να κάνετε κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, όπως να απαντήσετε σε μερικές από τις κλήσεις σας (χρήση hands-free κατά την οδήγηση) ή να ακούσετε κάποιο βιβλίο.
13. Βάλτε όμοια καθήκοντα μαζί για να τα διεκπεραιώσετε αποτελεσματικότερα.
Αν πρόκειται να κάνετε, για παράδειγμα κάποια τηλεφωνήματα, μπορείτε να κανονίσετε να τα κάνετε όλα, το ένα μετά το άλλο. Αν θα φωτοτυπήσετε κάποιο έντυπο, μπορείτε να μαζέψετε όλα τα άλλα έντυπα που χρειάζονται να φωτοτυπηθούν έτσι ώστε να τα κάνετε μαζί και να κερδίσετε χρόνο.
14. Κάντε μια λίστα με ότι δεν χρειάζεται να κάνετε.
Ετοιμάστε μια λίστα που περιέχει όλα τα πράγματα που δεν χρειάζεται να σπαταλάτε το χρόνο σας αχρείαστα καθήκοντα, περιττές συναντήσεις, τηλεφωνικές κλήσεις άνευ αξίας, κλπ. Στη συνέχεια, τοποθετήστε την λίστα αυτή δίπλα από την άλλη λίστα με τα καθήκοντα της ημέρας και σιγουρευτείτε ότι δεν θα κάνετε τίποτα από αυτή την λίστα.
15. Απολαύστε την εργασία σας
Αυτός πρέπει πάντα να είναι ο στόχος. Η εργασία μπορεί να γίνει παιχνίδι. Κάποτε ξεχνάμε να απολαύσουμε αυτό που κάνουμε. Ακόμα και όταν έχουμε επικεντρωθεί στο να δουλεύουμε εξυπνότερα, συχνά κάνουμε απλά αυτά που πρέπει να γίνουν χωρίς να απολαβαίνουμε την διαδικασία. Αυτό δεν θα πρέπει να είναι αυτοσκοπός. Πάντα ρωτήστε τον εαυτό σας: Τι μπορώ να κάνω για να περνώ περισσότερο χρόνο απολαμβάνοντας αυτό που κάνω; Ο στόχος είναι να οργανωθείτε με τέτοιο τρόπο ώστε να είστε ευχαριστημένοι ακόμα και ενώ εργάζεστε.
Το τεστ της Κυριακής
Κάντε το τεστ το βράδυ της Κυριακής. Αν είστε σαν το 99% του πληθυσμού, θα έχετε βιώσει το σύνδρομο ΑΤΚ (Άγχος Της Κυριακής). Αυτή η ασθένεια αρχίζει περίπου στις 6:30 το βράδυ της Κυριακής και φτάνει στο αποκορύφωμά της περίπου στις 23:00, μόλις αντιληφθείτε ότι θα πρέπει να πάτε δουλειά την επόμενη μέρα. Έτσι, αυτή την Κυριακή το βράδυ, όταν θα πάτε για ύπνο, αναρωτηθείτε: «Μήπως πάσχω από το ΑΤΚ;” Αν ναι, ίσως κάνετε κάτι λάθος. Χρησιμοποιήστε τις πιο πάνω συμβουλές για θεραπεία από το ΑΤΚ.