Μάθετε όλα όσα νομίζατε ότι ήδη γνωρίζατε!

Διάβαζα πρόσφατα ένα άρθρο για το πώς να γράφετε καλές σημειώσεις και μου άρεσε η εισαγωγική παράγραφος την οποία και παραθέτω αμέσως. «Οι απλές καθημερινές επαφές που έχετε με την ομάδα σας, με τους υπαλλήλους σας και με τους προϊσταμένους σας, καθορίζουν συχνά την επιτυχία σας. Παρόλα αυτά, μόνο λίγοι από μας εκπαιδεύονται στο να συνομιλούν με επαγγελματικό και σωστό τρόπο. Σε αυτόν τον κόσμο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και της αυτοματοποίησης, η μάθηση της σωστής συνομιλίας είναι μια τέχνη που αργοπεθαίνει».

Σε αυτό το άρθρο, παραθέτω μερικούς έξυπνους τρόπους και μεθόδους στο πώς να συνομιλείτε καλύτερα και άρα πως να διαχειριστείτε με στυλ, τους συναδέλφους και τα έργα που τους αναθέτετε. Έχω διαβάσει πολλά βιβλία για το πώς να παρουσιάζετε ένα θέμα με τον σωστό τρόπο μπροστά σε μικρές και μεγάλες ομάδες ατόμων, σε συναντήσεις με το προσωπικό και σε συνεδρίες διευθυντών, αλλά βρήκα μεγάλες δυσκολίες στο να βρω πληροφορίες για το πώς να συνομιλώ σωστά σε καθημερινή βάση με τους γύρω μου.

Αυτό το άρθρο σας παρέχει πληροφορίες για το πώς να συνομιλείτε και να επικοινωνείτε όχι μόνο με τα άτομα της ομάδας σας αλλά και με τους γύρω σας. Ακολουθήστε τους πιο κάτω βασικούς κανόνες και παρατηρήστε τα αποτελέσματα από τις αντιδράσεις των γύρω σας. Είμαι σίγουρος ότι τα αποτελέσματα, θα σας καταπλήξουν!

Αποφύγετε την εμφάνιση του ψεύτη και του μυθομανή

Η μετατόπιση των ματιών σας αριστερά ή δεξιά την ώρα που τους λέτε κάτι - και ιδιαίτερα αριστερά - ή το να κοιτάτε προς τα κάτω, μπορεί να θεωρηθεί σαν προειδοποίηση προς τους ακροατές σας ότι λέτε ψέματα. Επίσης οποιαδήποτε σημάδια δυσφορίας επιδείξετε, μπορεί να θεωρηθούν σαν ενισχυτικά στοιχεία ότι αυτό που λέτε είναι ψέμα. Έτσι, αποφύγετε να γρατσουνίσετε τα χέρια σας ή να χτενίσετε τα μαλλιά σας με τα χέρια σας. Μην ισιώσετε την γραβάτα σας και μην φτιάξετε τον γιακά του πουκαμίσου σας. Απλά πέστε τι πρέπει να πείτε - απλά και άμεσα. Με άλλα λόγια, δέστε τους ακροατές σας στα μάτια και αφήστε τους να αφομοιώσουν τα σχόλια σας χωρίς να κάνετε άσκοπες κινήσεις και χειρονομίες.

Πέστε αυτά που θέλετε με την ομάδα σας ίσια και σταράτα. Όταν έχετε άσχημα νέα να τους πείτε, τότε δέστε τους κατευθείαν στα μάτια και φανείτε ειλικρινείς μαζί τους. Θυμηθείτε ότι σας βλέπουν σαν τον υπεύθυνο της ομάδας τους και βασίζονται πάνω σας για το μεγαλύτερο μέρος των πληροφοριών τους. Είστε για αυτούς η πηγή των πληροφοριών τους και πρέπει να είστε και να φαίνεστε αξιόπιστοι. Προ πάντων, η καλή επικοινωνία είναι θέμα εμπιστοσύνης.

Γίνετε καλός στο να ανοίγετε εύκολα συζήτηση ακόμα και για ασήμαντα πράγματα (ψιλοκουβέντες)

Μπορεί να σας φαίνεται χάσιμο χρόνου, αλλά είναι μια τέχνη που πρέπει να μάθετε καλά και δεν είναι καθόλου εύκολο πράγμα να το πετύχετε. Ο πρώτος κανόνας της ψιλοκουβέντας είναι να ταιριάζει με η διάθεση του συνομιλητή σας. Εάν αυτός βρίσκεται σε καλή διάθεση τότε ρωτήστε τον γιατί. Εάν βρίσκεται σε κακή διάθεση, δείξτε κατανόηση. Βρείτε έναν τρόπο να τον κάνετε να μιλήσει για την κατάσταση του και αυτό που έχει στο μυαλό. Είναι ευκολότερο από το να περιμένετε να σας μιλήσει από μόνος του.

Με την γοητεία σας και τον έξυπνο τρόπο προσέγγισης σας, μπορείτε να χαλαρώσετε οποιονδήποτε και να κάνετε μια φαινομενικά δύσκολη συνάντηση να φαίνεται σαν παιχνιδάκι. Πολλές δύσκολες συναντήσεις μπορεί να καταλήξουν σαν η αρχή μιας επικερδούς συμφωνίας ή το ξεκίνημα μιας μακροχρόνιας φιλίας. Απλά χρειάζεται να χαλαρώσετε και να αφεθείτε στους νόμους της ανθρώπινης φύσης και να δοκιμάσετε κάτι παρά να δεχτείτε ότι αυτή η συνάντηση είναι καταδικασμένη σε αποτυχία.

Μάθετε την διάλεκτο του ατόμου

Κάθε κοινωνική ομάδα έχει τη διάλεκτό της. Οι ηλεκτρολόγοι μηχανικοί έχουν την δική τους. Τα παιδιά σας έχουν την δική τους. Ο κάθε εμπειρογνώμονας που μπορεί να βρεθεί στο δρόμο σας έχει την δική του ορολογία και φρασεολογία. Έτσι αν αρχίσετε να μαθαίνετε την ορολογία των ατόμων με τα οποία έρχεστε συχνά σε επαφή και αρχίσετε να χρησιμοποιείτε τις λέξεις και τις φράσεις που είναι συνηθισμένοι να χρησιμοποιούν τότε είστε ήδη χιλιόμετρα μπροστά από τον υπόλοιπο κόσμο.

Αφιερώστε χρόνο στο να διαβάσετε κάποια βιβλία ή να επισκεφθείτε κάποιες ιστοσελίδες που αφορούν διαφορετικά επαγγέλματα και ασχολούνται με διαφορετικές κοινωνικές ομάδες. Δεν χρειάζεται να γίνετε εμπειρογνώμονας σε όλους τους τεχνικούς τομείς, αλλά πρέπει να έχετε τουλάχιστον μια καλή βασική γνώση του λεξιλογίου που χρησιμοποιείται από τους λογιστές, δικηγόρους, γιατρούς κλπ. Εάν το καταφέρετε, τότε όλοι αυτοί που θα σας ακούνε να χρησιμοποιείτε τις ορολογίες τους, θα χαλαρώνουν απέναντι σας και θα σας νιώθουν σαν δικά τους άτομα που αγωνίζονται για τον ίδιο σκοπό. Αυτό είναι κάτι πολύ σημαντικό αν μιλούμε για καινούριες συνεργασίες σε έργα που θα ωφελήσουν και τους δύο σας.

Μην κάνετε ποτέ σας αστεία σε βάρος κάποιου άλλου

Μπορεί αυτός να σας φαίνεται σαν ένας απλός κανόνας, από αυτούς που οι περισσότεροι άνθρωποι θα ακολουθούσαν. Θα εκπλαγείτε να μάθετε πόσο συχνά πειράζουμε ο ένας τον άλλον απλά για χάριν της πλάκας. Η αλήθεια είναι ότι αυτή η συνήθεια σπάνια λειτουργεί προς όφελος μας. Οι άνθρωποι προσβάλλονται εύκολα ακόμα κι αν δεν το παραδεχθούν δημόσια. Και δεν υπάρχει τίποτα χειρότερα από κάποιο που σας αντιπαθεί για αυτή την συνήθεια σας, αλλά δεν σας το πει ποτέ. Έτσι όταν έρθει στο μυαλό σας ένα αστείο που θα μπορούσε να βλάψει τα συναισθήματα κάποιου, ξανασκεφτείτε το και καλύτερα κλείστε το στόμα σας. Θα είστε πιο ευτυχείς και πιο κερδισμένος μακροπρόθεσμα που έχετε επιλέξει να σιωπήσετε.
 
Οι περισσότερες ομάδες έχουν έναν πλακατζή, ένα πρόσωπο που είναι πάντοτε πολύ καυστικός και αυτό δουλεύει εναντίον του. Τα σχόλιά του δεν κάνουν τίποτα περισσότερο από το να κάνουν όλο και περισσότερα άτομα να τον αποφεύγουν και στο τέλος αυτό βλάπτει την ενότητα της ομάδας. Εάν έχετε έναν πλακατζή στην ομάδα σας, τότε πάρτε τον κατά μέρος και εξηγήστε του τα αποτελέσματα των καυστικών σχολίων του. Σιγουρευτείτε ότι αντιλαμβάνεται το πρόβλημα που δημιουργεί στην ομάδα και επανεντάξτε τον στην ομάδα κάτω από το καινούριο καθεστώς.

Μοιραστείτε τα συναισθήματα του ακροατή σας

Αυτό είναι πολύ εύκολο. Εάν πρέπει να μεταδώσετε σε κάποιον κακά νέα, τότε κάντε το λαμβάνοντας υπόψη τα συναισθήματα του ακροατή σας. Εάν πρέπει να δώσετε καλά νέα σε κάποιον τότε μεταφέρετε τα με θετικό ύφος και όχι με τρόπο που μπορεί να υποδηλώνει αντιζηλία. Μην ανακοινώσετε σε κάποιον την απόλυση του χαμογελώντας και φυσικά δεν λένε ποτέ σε κάποιον ότι έχει κερδίσει το λόττο με έναν τόνο φωνής σαν να σας χρωστά χρήματα. Κάντε το καλύτερο που μπορείτε για να ταιριάξετε το ύφος σας με το πόσο ευχάριστα ή δυσάρεστα είναι τα νέα που θα ανακοινώσετε και έτσι θα χτίζετε σχέσεις παρά να τις γκρεμίζετε.

Με λίγη συμπόνια προς τον συνομιλητή σας θα προχωρήσετε αρκετά στο χτίσιμο των προσωπικών και επαγγελματικών σας σχέσεων. Το ίδιο συμβαίνει και με την ειλικρίνεια. Και τα δύο είναι σπάνια πράγματα στην μικρό-πολιτικά φορτισμένη ατμόσφαιρα του γραφείου. Ανεξάρτητα από το πόσο πολυάσχολοι είστε ή το πόσο βιάζεστε να φύγετε ή το πόσο επείγον είναι η επόμενη συνάντηση σας, αφιερώστε λίγες στιγμές να αναρωτηθείτε πως θα νιώθατε αν ήσασταν στην θέση των ατόμων που αποτελούν την ομάδα σας. Με αυτό τον τρόπο, δεν θα κερδίσετε μόνο το σεβασμό τους (και ίσως την εμπιστοσύνη τους), αλλά και θα ενδυναμώσετε τη δυναμική της ομάδας σας με μεγαλύτερη ταχύτητα από ορισμένες τεχνικές που μπορούν να σας διδάξουν κάποια σεμινάρια ή βιβλία

Όταν μιλάτε μην αρχίσετε τα «εμμμ…» και τα «εεεε…»

Αυτός είναι δύσκολο να το πετύχετε. Προσπαθήστε να μιλήσετε χωρίς τα «ααα…» και τα «εεεεμμμ…» που είναι και τα πιο συχνά που χρησιμοποιούνται από τα άτομα. Μεταδώστε το μήνυμά σας άμεσα, χωρίς οποιεσδήποτε πρόσθετες λέξεις ή παύσεις. Είναι μια ικανότητα που χρειάζεται αρκετή πρακτική.

Δεν είναι εύκολο να απευθύνεστε σε διευθυντικό προσωπικό. Συχνά τα άτομα αυτά είναι καταπιεστικά και δύστροπα. Αλλά είναι επίσης και τα άτομα που καθορίζουν τον μισθό σας και έτσι χρειάζεται να επιδείξετε σε αυτούς και να τους εντυπωσιάσετε με τις τρομερές λεκτικές ικανότητες σας. Όταν παρουσιάζετε για πρώτη φορά ένα πρόγραμμα για έγκριση και επιδιώκετε χρηματοδότηση, εξασκηθείτε στην σωστή παρουσίασή του έως ότου το μάθετε απέξω. Έτσι μπορείτε εύκολα μετά να το παρουσιάσετε στους χρηματοδότες σας με ευκολία και στιλ. Όσο καλύτερα το παρουσιάσετε και όσα περισσότερα πείτε, τόσο πιο πολλές είναι οι πιθανότητες να πάρετε την χρηματοδότηση και να κάνετε τους ακροατές σας να παραβλέψουν τυχών μικρό ατέλειες που μπορεί να έχει η παρουσίαση σας.

Χρησιμοποιήστε σωστά την φωνή σας

Οι περισσότεροι από μας μιλούν χρησιμοποιώντας έναν ψηλό τόνο της φωνής που βρίσκεται μια οκτάβα ή δύο πιο πάνω από ότι πρέπει να είναι. Ο σωστός τόνος φωνής προέρχεται από τον θώρακα μας και είναι χαμηλότερη, βαθύτερη, και πιο δυνατή σε τόνο. Είναι επίσης πιο κατευναστική. Έρευνες έχουν δείξει ότι οι άνθρωποι είναι πιο θερμοί στους χαμηλότερους τόνους φωνής και αποφεύγουν τους ομιλητές των οποίων η φωνή είναι ψηλή και τσιριχτή.

Μερικές από τις τεχνικές που έχω αναφέρει στο άρθρο μου φαίνονται πολύ απλές, αλλά συνήθως είναι τα απλά πράγματα που τείνουμε να αγνοούμε. Οι καλύτεροι στην επικοινωνία δεν κάνουν τίποτα περισσότερο από αυτά τα απλά πράγματα που έχω αναφέρει. Είναι όσοι θεωρούν τα πιο πάνω «πολύ απλά για να επιφέρουν αποτελέσματα, που δυστυχώς τα χρειάζονται περισσότερο!»